לקבוצת הווצאפ

איך לא הולכים לאיבוד בערימות הניירת

תהליך הבניה מורכב, הנה כמה טיפים לסידור וארגון , חיסכון בזמן ושקט נפשי כבר אמרנו?!

בס"ד

סדר וארגון נכון בתהליך בנייה

 

כפי ששמתם לב, מטרת העל של האתר הוא לעשות לכם סדר. סדר בבחירת הספקים, סדר ברצף וקבלת ההחלטות. חשוב שהתהליך הזה יהיה מצוין ולא רק "בסדר". כדי שזה יקרה, רצוי שתדעו כיצד לשמור על ה"סדר" של כל המידע והניירת שתאספו בדרך.

סדר במסמכים

 

תהליך הבנייה מאופיין בהצפה של מידע- צונאמי של חוזים, מסמכים, הצעות מחיר, סקיצות, תוכניות ועוד סקיצות. אם לא תדאגו לסדר כבר מהשלב הראשון, לא תהיו בסדר. תרתי משמע. על כל מסמך שתקבלו לידיכם, אתם עובדים, משקיעים ומשלמים. לא חבל? אז ריכזתי עבורכם כמה טיפים לארגון נכון וחכם של -הכל!

 

תאגדו הכל באוגדן

אותה מילה מהפסיכומטרי, שמו העברי של הקלסר, נולדה יש מאין. הקלסר מאגד לנו בצורה מסודרת את כל מה שאנחנו צריכים לשמור. רכשו אחד גדול, חזק, שיוכל להחזיק כמות לא מבוטלת של מסמכים. מלאו אותו בחוצצים. על כל חוצץ הגדירו את שם הקטגוריה.

 

אוגדן מסודר

רצף הבנייה והצרכים הינם זהים על פי רוב, חשוב שהקטגוריות יהיו מצוינות בברור וברצף עבודה סדיר:

  • רכישת המגרש
  • מיסים
  • תשלומים ברכישת המגרש (עו"ד, מתווך אגרות וכו')
  • סקיצות ורעיונות לבית
  • הצעות מחיר ספקים
  • חוזים חתומים עם ספקים
  • אישורים (לכל תהליך היתר הבניה)
  • תיעוד תשלומים – מעקב מתועד לכל תשלום ותשלום.
  • תוכניות ופריסות (חשמל, ריצוף, נגרות וכו')
  • מסמכים לטופס 4

 

שקוף כמה שזה חשוב

ניילוניות. כמה זה קל לתפעול. תוכלו לסדר לכם תתי קטגוריות בין החוצצים ולשמור על הסדר של כל נושא. הדביקו מדבקה בפינה השמאלית של כל ניילונית, זו הפינה עם הנראות הכי טובה בעת דפדוף.

סדר בעזרת ניילוניות

 

בכל קטגוריה הכניסו ניילונית אחת עליה כתוב – חומרים. לעיתים תקבלו דיסקים או דוגמיות, שם תוכלו לשמור אותם. ציינו על גבי כל דיסק שתקבלו מה הוא מכיל ועל כל דוגמית את שם הספק...

סדרו את הניילוניות בסדר כרונולוגי, והקפידו לתייק את הניירת הרלוונטית בהזדמנות הראשונה שיש לכם, זה עניין של כמה שניות וסיימתם...

 

דיגיטל זה הכי אחי

את כל המסמכים שיהיו לכם בקלסר, חשוב שתסרקו גם למחשב. זהו בק-אפ הכרחי, שיכול לחסוך לכם הרבה זמן בהעברת החומרים מספק לספק.

פתחו תיקייה ייעודית במחשב, תחת השם הכולל "פרוייקט בנייה" ובתוכה הכניסו תתי קטגוריות, ממש כמו בקלסר. כל מייל שתקבלו תייקו אוטומטית בתיקייה הייעודית במחשב, והדפיסו עבור תיוק בקלסר.

גם דיגטלי

 

במקביל, אם יש באפשרותכם, פתחו קובץ של טבלת אקסל. כל נושא מהותי כגון שלד, מפקח, טיח, אלומיניום, חשמל וכדומה, רצוי שתכניסו לשם. הטבלה תועיל לכם מאוד בעריכת השוואות. זה יקל עליכם מאוד בהבנת טיב ההצעות השונות שתקבלו. טבלת האקסל תאפשר לכם נראות ברורה של הדברים וכך תוכלו להשוות תפוחים לתפוחים עד כמה שניתן, ולקבל את ההחלטות הכי מושכלות.

העידן הדיגיטלי מאפשר לנו ליהנות מנוחות, אז למה לא להשתמש בפירות הקידמה? יש מספר פלטפורמות דיגיטליות חכמות ומעשירות, שניתן להיעזר בהם כדי ל"עבות" את הסדר. אחת מהן היא ה"גוגל קיפ" - מעין פנקס אישי בו תוכלו לרשום את כל ההערות שקופצות לכם לראש ב-12 בלילה, שהמוח משוטט בין המשימות שהיו למשימות שיהיו. תוכלו לרשום, להקליט, לשמור תמונות ולסמן על גביהן הערות. זה חשוב מאוד לתעד את הדברים האלה, שכן לעיתים הרעיונות המבריקים ביותר מגיחים דווקא בשעות הלא צפויות של היום. מלבד זה, תוכלו להעביר את אותם האלמנטים ביתר קלות לבעלי המקצוע שלכם.

 

ניהול וסדר נכון

קישור להורדה לאנדרואיד - https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.keep

קישור להורדה לאייפון - https://itunes.apple.com/us/app/google-keep/id1029207872?mt=8

בנוסף, חשוב שתהיה לכם אפליקציית "סריקה" בסלולר. אפליקציה שכזו תקל עליכם את שמירת החומרים, התיוק והעברתם לבעלי המקצוע. קיימות אפליקציות סריקה רבות בשוק. בחרו את זו שיש לה את מספר הכוכבים הגבוה ביותר ואפשרויות סריקה בפורמט  PDFו JPG.

אני ממליץ להוריד את אפליקציית הסריקה של אדובי:

קישור להורדה לאנדרואיד - https://play.google.com/store/apps/details?id=com.adobe.scan.android

קישור להורדה לאייפון - https://itunes.apple.com/app/adobe-scan-pdf-scanner-documents-receipts/id1199564834?mt=8

מייל

 

כל מה שיישלח אליכם במייל, שסרקתם לאפליקציה או ציינתם ב"גוגל קיפ" חשוב שתשמרו בענן – רצוי שתהיה לכם האפשרות לגשת לכל מסמך בכל מקום ובכל זמן, מהסיבה הברורה שמרבית התהליך מתרחש בחנויות, בשטח, או תוך כדי שיחה עם בעל מקצוע. אחת מהאפליקציות היותר פופולריות בתחום היא ה-DROPBOX , קלה לתפעול ועושה את העבודה.

קישור להורדה לאנדרואיד - https://www.dropbox.com/android

קישור להורדה לאייפון - https://itunes.apple.com/us/app/dropbox/id327630330?mt=8

 

כל ההמלצות הללו משמשות ככלים בארגז הכלים המיוחד שתיקחו איתכם הלאה. זה נכון לתהליך הבנייה הסבוך ונכון בחיים בכלל. מקווה שעשיתי לכם סדר בבלגן...המון בהצלחה!

שלכם ובשבילכם, גבריאל

 

 

נשמח לעזרתכם!

אנחנו עושים כמיטב יכולתנו כדי להעניק לכם מאמרים כמה שיותר מקיפים ומלאים, 

אם בכל זאת גיליתם איזו טעות, או שאתם רוצים להוסיף לנו הערה, נקבל אותה בברכה.

המייל לפניות: gavriel@homexpert.co.il

תודה רבה 😊

שתף איך לא הולכים לאיבוד בערימות הניירת :

אולי יעניין אותך גם